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怎样开好每周例会

发布时间:2018-04-23 09:00:31    点击数:0

周例会,一件非常简单又非常难做到的事情。很多公司的周例会开得确实不怎么样,怎么开的都有。
   
有的是流水账式,主持人宣布会议开始,甚至有的都没说开始就自个开始了,毫无仪式感,每个人按照既定的顺序,把自己想说的话一下,大家说完了,主持人说:会议到此结束!于是各自散去。
   
有的是一言堂式,只要老板来了,主持人说:会议开始,请某某总讲话…… ”总经理说了上周的工作,说了工作中的问题,对大家提出了工作要求,讲完了。主持人说,请大家针对某某总发言谈自己想法。没有想法,好,希望大家认真执行,散会!于是各自散去。
   
有的是聊天式,并没有固定之模式,想说什么的都有,到时间就结束,各自散去。

高效率周例会,要借鉴早会的形,夕会的势,重新定位,做出创新。怎么开好周例会呢?要知道如何开好会,我们已经有一句口号:会而议、 议必决、决必行、行必果。但除了口号,还需要一个可操作性强的套路,今天我们就讲这个套路,其实记住一个英语单词就够了,PATIO,这个英语单词的中文意思是庭院。我们可以想象,开会在庭院里开,就更容易记住。这个英文单词的每一个首字母代表会议的一个原则。
目的(Purpose
议程(Agenda
时间(Timed
信息(Information
结果(Outcomes
1. 
会议的目的(Purpose
   
会议一定要有目的,而且这个目的应该具体。有没有想过,周例会的目的是什么?通过跟进、细化、发现问题,改进,推进月度、年度目标的实现。总之,目的应该非常明确,不是为了开会而开会,是为了达成目标解决实际问题。
2. 
议程(Agenda
   
会议都有一个议程,例会的议程相对固定,可以提高效率。可以来个三段论:
上周行动计划目标的完成情况;过程中好的方面及存在的问题,需要改进的地方;新的行动计划和目标、责任人。
3. 
时间(Timed
   
周例会时间相对也固定下来,比如在星期几的某一个时间段,控制在1个小时基本就可以了,超过1.5个小时的会议多数在浪费时间。如果觉得会议内容太多,1个小时时间不够,怎么办?那就精减会议内容,直到控制在1小时之内。这样最后才能
4. 
信息(Information
   
其实就是会议的内容。会议内容应强化目标导向性,聚焦在上周的行动计划和目标上和新一周的行动计划上。我能够听到很多人在读自己的流水账,把日常工作都说了出来,这大大地浪费了时间。
5. 
结果(Outcomes
   
会议要有结果,并不仅仅指会议纪要,而是指会议上制定的行动计划如何落实:目标和评价标准是什么?责任人是谁?完成日期是何时?资源保障是什么?谁来检查?怎样追究没有落实的事和人?
总之一切是为了落地,否则会议的结果就是零。发现问题,只是为下一步的改进提供基础。五条原则,不仅体现了会而议、 议必决、决必行、行必果,更蕴含着PDCA的管理过程,如果做到了闭环,就会使各项工作不断得到改进和提升。
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周例会具体流程:
一、组织:周例会由各部门自行组织,公司行政部负责监督与指导
二、前期准备:在周例会之前,部门内员工要对自己上一周的工作先行总结,对于结果与计划偏离较大的事项,要寻找到根源,并制定改善行动点;部门主管要对本部门上一周的工作进行总结,并对计划的执行情况进行总结,对于需要改进的事项制定改善行动点
三、宣布开始:会议召集人准时宣布会议开始
四、员工总结:首先是部门内部员工对自己上周的工作进行总结,对于工作结果与工作计划偏离较大的事项,将接受部门主管的质询,确定改善行动点
五、部门总结:部门主管对本部门上周的工作进行回顾,对没有完成目标的事项进行分析,找出原因,制定改善行动点,并形成本部门周度总结报告
六、计划:在周例会上,部门主管与部门内成员一起制定本周部门工作计划和个人工作计划,确定工作要点和完成期限,并填在周度计划表内
七、会议总结:会议结束前,会议召集人对本次会议过程进行回顾,并对形成的决议和行动点进行总结
八、整理纪要:每次会议,必须进行详细地记录,会后要整理出会议纪要,部门例会会议纪要要交行政部门存档
九、落实:对于会议中形成的决议和行动点,由各部门负责组织实施,追踪和检核,以保证会议结果能够得到很好的贯彻。

   知道如何开会,对许多规范管理的企业都不是什么事儿。但做好很难,一般会存在大量因会开得不好浪费人力和时间的现象。8个人的会议,本来1个小时就能解决问题,结果延长到了2个小时,这就整整浪费了一个人一天的工作量。如果会议的内容并没有解决什么问题,或者会议的内容没有落实,浪费的就更多。如果一个部门共有10个人,他们的周例会能够控制在1个小时之内,仅这一项工作,就能节约出20个小时,相当于节约出0.5个人手出来。

您说:开好一个周例会重要吗?

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